3 tips voor de lenteschoonmaak van je data

Er zijn zo van die momenten in het jaar die naar opportuniteiten en kansen ruiken. Denk aan de goede voornemens in januari, het nieuwe leven in de maand mei, de start op 1 september na een zalige zomer… Toch kan geen enkel moment bij ons meer energie doen opborrelen dan de eerste zonnestralen van de lente.

Die (hernieuwbare zonne-)energie geeft ons elk jaar opnieuw de goesting die lange, donkere winter weg te wassen en volop plannen te maken voor de komende maanden. Zijn jullie ook al begonnen aan de lenteschoonmaak?

De lenteschoonmaak van je data bedoelen we natuurlijk.

Gebruik je het nog  

Wees geen “data-hoarder”. Data verzamelen en bijhouden die je niet gebruikt, lijkt misschien nuttig voor ooit, maar in het kader van GDPR mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking. Bovendien hebben sommige data een houdbaarheidsdatum. Aankopen, offertes, kliks, deelnames aan wedstrijden of events… ze hebben allemaal een fadeout effect op het engagement van je klanten. Voorkeuren en interesses veranderen bovendien doorheen de tijd. Of koop jij nog steeds dezelfde kledij als 20 jaar geleden? 😉 Doneren of recycleren kunnen we aanraden in het geval van niet gebruikte spullen thuis, maar voor data gelden uiteraard andere regels: verwijder of anonimiseer de data die niet langer nodig zijn. Als het bijhouden van dit type data deel uitmaakt van je data strategie (meer daarover later), kan je ze deels of volledig blijven bijhouden. Blijf er steeds bewust en kritisch over nadenken. 

Geef alles een vaste plek 

Data gestructureerd en gestandaardiseerd bijhouden, zorgt voor een ordelijk data-huis. Bewaar bijvoorbeeld adresgegevens in aparte velden voor straat, huisnummer, bus, postcode, gemeente en land. Doe hetzelfde voor voornaam en familienamen. Samenbrengen is altijd eenvoudiger dan uit elkaar trekken. Zorg voor een eenduidige manier om gegevens op te slaan en gebruik referentielijsten waar mogelijk. Het lijkt evident, maar hoe vaak krijgen wij nog databronnen onder de ogen waar de klanten (uit dezelfde bron) wonen in België, BE, BEL, B, Belgie, België, Belgium…? Voorkomen is altijd beter (en eenvoudiger!) dan genezen. Op formulieren kan je (autocomplete) webservices en uniforme keuzelijsten implementeren zodat gebruikers geholpen worden om hun gegevens gestructureerd in te vullen. 

Werk in categorieën

Zoek naar gelijkenissen in data per entiteit: personen, bedrijven, touchpoints… Welke vind je dubbel terug en moet je unificeren? Onderschat daarbij zeker het belang van de vorige tip niet! Zoek patronen die wijzen op dubbels, analyseer, controleer en implementeer geautomatiseerde processen om aan ontdubbeling te doen. Want op die manier draag je bij tot een volledig 360° overzicht van je contacten. 

We horen het jullie al denken… Gaan deze drie tips nu al mijn data problemen oplossen? Ja en neen… Bij opruimen zijn consistentie en regelmaat key. Een opgeruimd huis krijg je niet door één keer in het jaar op te ruimen, maar door goede gewoontes in je dagelijks leven, houd je de boel onder controle. Met data is het net zo. Als je zorgt voor goede (geautomatiseerde) processen en de problemen zoveel mogelijk bij de bron aanpakt, is het resultaat altijd beter. 

Voelt je datakwaliteit aanpakken als een te grote uitdaging? Of weet je niet hoe of waar beginnen? Denk dan aan de woorden van Amelia Earheart: “The most difficult thing is the decision to act, the rest is merely tenacity”. Of ook: “done is better than perfect”. Elke stap vooruit is er één dichter bij je doel. 

Heb je toch nog moeite om van start te gaan en wil je graag de hulp van een data-opruimcoach? Neem contact op met één van onze experten voor een vrijblijvend gesprek en wij helpen je graag op weg.